Error aprendido: comprar software antes de entender el problema

Hace unos años pagamos mucho dinero por un software de gestión de mantenimiento. Lo dejamos de usar a los tres meses de implantarlo. Y el problema no era el software.

El comercial me lo había vendido perfectamente. Demo bonita. Casos de éxito en su web. Promesa de “implantación en una semana”. Lo que la demo no enseñaba era la realidad.

Cuando empezamos a usarlo, aparecieron los problemas de siempre: el módulo de partes no encajaba con nuestra forma de trabajar, la integración con el sistema contable suponía un coste extra que no estaba sobre la mesa, el soporte tardaba demasiado en responder y abrir un simple parte se había convertido en rellenar un formulario interminable. Y un técnico lo que quiere es arreglar la avería e irse a la siguiente.

Ahí entendí algo importante: no habíamos comprado una solución. Habíamos comprado una expectativa. Y como responsable de sistemas, había metido la pata hasta el fondo.

¿Sabes qué fue lo peor? El software no era malo. Era bueno para otra empresa. Para una con procesos definidos, una oficina técnica grande y un equipo capaz de adaptarlo. Nosotros no teníamos eso. Y nadie lo dijo. Ni el comercial, ni nosotros.

Lo que aprendí esa vez no fue técnico. Fue de criterio: antes de comprar una solución, define el problema en una frase concreta. Si no puedes explicar en 20 palabras qué proceso quieres mejorar y por qué duele hoy, no compres nada. Te van a vender lo que ellos venden, no lo que tú necesitas.

Llevo años trabajando en transformación digital y sigo viendo lo mismo: empresas que compran un CRM porque “tienen muchos clientes apuntados en Excel”. Despachos que compran un ERP porque “el contable ya no da abasto”. Negocios que compran un software de partes porque “ya no les cabe el papel”. En todos los casos el problema real es otro. Y ningún software lo resuelve si no lo defines antes.

Un software no arregla un proceso que todavía nadie entiende bien. Solo hace el caos más caro.

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