El error de automatizar un proceso que nadie entiende del todo

Cuando automatizas algo por primera vez, hay un error bastante común: asumes que el proceso está bien definido. Y casi nunca lo está.

Lo aprendí con un proceso de gestión interna. Una tarea manual de varias horas a la semana, que recaía siempre en la misma persona. Nadie quería tocarla.

Así que decidí automatizarla. Conecté los datos, monté la lógica, lo probé en local. Todo perfecto. Lo puse en producción un lunes. El jueves me avisaron: “Hay un problema.”

Lo que había hecho mal era simple. Había automatizado el proceso tal y como estaba documentado. Pero el proceso real no era ese. Había cosas que no estaban escritas en ningún sitio. Casos especiales que se trataban de una forma concreta. Decisiones que esa persona tomaba casi sin pensar, después de años haciéndolo. Todo eso no estaba en ningún documento. Estaba en su cabeza. Y yo me lo había saltado.

Desde entonces tengo una regla: antes de automatizar algo, intento entender por qué se hace así. No solo cómo. Porque lo importante no suele estar en el flujo… sino en las excepciones.

Ahora, cuando puedo, me siento con la persona que hace el proceso y simplemente observo. Sin preguntas técnicas. Solo ver cómo trabaja. Porque hay mucha diferencia entre lo que alguien dice que hace… y lo que realmente hace.

Ese error me costó una semana de trabajo extra, una conversación incómoda y bastante estrés. Pero me dejó algo más importante: la automatización más peligrosa no es la que falla. Es la que funciona… pero lo hace mal.

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